Hvordan man opretter en hardball forening eller klub.

Grunden til at man bør overveje at lave en hardball forening eller klub, er at der er rige muligheder for at søge støtte, når man har en forening. Derudover har man også styr på medlemmerne og man er sikker på, at disse også har en mulighed for at være medbestemmende. Der vil være en bestyrelse som kan lave foreningens arbejde og man er også sikker på at der ikke er tvivl om hvem der tager sig af hvilke opgaver. Det er også en god ting at have når man skal søge tilladelse til et spilleområde hos politiet. Ikke nok med at de kan få et sæt regler og vedtægter men du viser også overfor politiet at det er en seriøs klub. Det kan være et positivt billede over for politiet. I mange tilfælde står ansøgningen om område bedre stillet, end hvis man kun kommer som et team.

For mit egen klubs vedkommende blev vi alle meget overraskede over hvor mange ting man skulle tage med i betragtning, når man skal lave en hardball klub. Vi var alle enige om at vi ville gøre det ordentligt fra starten af, men jeg tror ikke at der var nogle af os der var klar over hvor meget tid der skal lægges i klubben før man er rigtigt oppe at køre. Heldigvis havde jeg en far der har været i mange bestyrelser. For det første kunne han være behjælpelig med de mange fælder der er i arbejdet med at få en klub op at køre, men vi fik også nogle gode lange diskussioner om emnet.
Vi var også så heldige at vores kommune afholdte en temadag om emnet "hvordan man opretter en forening". Det var et rigtigt godt arrangement og det var rart at få bekræftet, at det ikke var helt håbløst men at det arbejde vi havde lavet faktisk var rigtig godt. Derfor håber jeg også at andre kan få glæde af min erfaring, og selv om det er et stort arbejde så kan man faktisk få rigtig meget godt ud af det.

Forarbejdet.

Som regel starter ideen om en forening ved at en større eller mindre flok, har den fælles interesse at spille hardball. Så er det en god ide at holde nogle møder, hvor man gør sig nogle overvejelser om hvordan det bedst gøres. Der er en del ting der skal være på plads, før man kan stifte klubben (foreningen).
Man bør sætte sig ned i initiativgruppen og overveje hvad det grundlæggende formål med klubben skal være. Det vil i de fleste tilfælde være at samle interesserede i hardball, men man bør også overveje om man har andre formål. Jeg vil komme nærmere ind på området i afsnittet "vedtægter".

Man skal også overveje hvilken form for klub det er. Personligt vil jeg anbefale at man laver det som en medlemsbaseret klub med en generalforsamling. Men der er andre muligheder. Dem vil jeg ikke komme nærmere ind på her.

Økonomien bør også overvejes inden man stifter klubben. Hvilke udgifter er der? Eks. på nogle af de udgifter der kan være: forsikringer, kugler ("skal klubben sørge for kugler til medlemmer?"), klubmærker, medlemskort, udgifter til administration (frimærker, kopiering m.m.), lejeudgifter til klublokaler, mad til medlemmerne ved længerevarende arrangementer, osv.

Hvordan får man penge til dette? Kontingent: hvor stor skal dette være? Undersøg hos den aktuelle kommune om de kan hjælpe med lokaler og om man kan få økonomisk støtte. Husk også at det kan kræve at de organisatoriske forhold er på plads . Det kan også være en god ide at overveje om man kan få sponsorstøtte eller om der skal søges hos forskellige private fonde. Udkast til vedtægter og regler skal være på plads inden den stiftende generalforsamling kan afholdes. Husk at tage referat af alle de møder initiativgruppen afholder. Så har i altid på skrift hvad i finder ud af. Det er jo ikke altid at man kan huske, hvad man har snakket om på det første møde når man når til det tredje eller fjerde møde. Det ville jo være kedeligt hvis man laver tingene to gange. Man kan også komme ud for at kommunen gerne vil se disse referater og det vil være surt hvis man så først skal lave dem langt henne i forløbet.

Vedtægter

Jeg vil her gennemgå de punkter der kan være en god ide at tage med i vedtægterne.

Navn og hjemsted.

Klubben skal have et navn, men den skal også have et tilhørsforhold. Det kan angives ved by eller kommune navn, men det kan også være den siddende formands adresse. Derudover bør der også ,under denne paragraf, stå hvornår klubben blev oprettet. Det kan nemlig være en fordel, hvis man skal ud og søge økonomiske midler hos private fonde, da nogle fonde stiller som krav at klubben har eksisteret i et antal år.

Formål.

Her skal det klart være defineret hvad formålet med klubben er. Man kan også sætte en paragraf ind der udførligt forklarer opgaverne for klubben og hvordan det gøres. For at tage udgangspunkt i min egen klubs vedtægter så har vi både en paragraf der hedder formål men vi har også den føromtalte paragraf der hedder opgaver. Under formål har vi valgt at skrive
"klubbens formål er at samle og skabe kontakt mellem interesserede i hardball. Klubben henvender sig primært til personer over 18 år" og under opgaver har vi valgt at skrive:

" A. Klubbens opgaver er:
- At samle og skabe kontakt mellem interesserede i hardball.
- At give en "action"præget motionsaktivitet.
- At give medlemmerne et socialt netværk.
- At give medlemmerne kendskab til disciplin.
- At give "klubløse" unge et alternativ til de eksisterende klubber.
- At forhindre klubbens medlemmer i at begå småkriminalitet.
- At give medlemmerne et åbent forum, hvor de bliver respekteret.
- At tilbyde konkurrencer, så medlemmerne kan få selvtillid gennem deres kunnen.


B. Hvordan gør klubben dette:
- At arrangere klubaftner for medlemmer
- At arrangere weekendarrangementer
- At arrangere udflugtsture
- At arrangere specielture sammen med evt. spejdere og lign.
- At deltage i konkurrencer sammen med andre klubber."

Dette der dog kun et eksempel på hvordan det kan gøres.

Foreningens relation.

her bør man angive om klubben ønsker optagelse i en union, om den er medlem af en union eller om den er en underafdeling af en landsforening

Medlemskab.

Her kan man skrive om de evt. krav der er for at blive optaget. Alder, bopæl o. lign. Det kan også være klubben har et tilbud om optagelse af støttemedlemmer, så kan man også skrive det under denne paragraf.

Kontingent.

Hvis man har muligheden for at optage medlemmer som støttemedlemmer skal det her være defineret, om de har muligheden for at spille aktivt i klubben eller om det kræver et fuldt medlemskab. Derudover skal man have med, hvornår der skal betales kontingent og hvordan dette opkræves. Oftest følger kontingentåret kalenderåret, men det er ikke et krav.

Udmeldelse.

Hvordan melder man sig ud af klubben? Overvej om dette skal gøres skriftligt. Husk at have med at evt. restgæld til klubben skal betales og udleveret udstyr skal afleveres.

Eksklusion.

Da vi har med våben at gøre, er det vigtigt at der er en mulighed for at ekskludere medlemmer som skader klubbens omdømme eller gentagne gange overtræder klubbens regelsæt. Det kan i nogle tilfælde have en psykologisk effekt og forhindre at medlemmerne opfører sig uansvarligt. Nogle af de punkter man skal overveje under denne paragraf, er om en evt. eksklusion skal tages op på generalforsamlingen/ekstraordinær generalforsamling og om medlemmet har ret til at fremfører sit forsvar på denne. Det er også en god ide at have med, hvor stort et antal stemmer der skal til, for at eksklusionen træder i kræft. Måske også om der kan idømmes karantæne, hvis bestyrelsen finder det påkrævet.

Bestyrelsen.

Dette er en vigtig paragraf. Det er den der fortæller hvordan klubben ledes til daglig. Her er der flere punkter der bør være med. Her skal bla. stå hvem der tegner foreningen, hvor mange der skal sidde i bestyrelsen, hvor lang tid de sidder på posterne, hvornår de konstituerer sig selv, hvordan forretningsordenen bestemmes og også en beskrivelse af poster.

Særlige bestemmelser.

Her er muligheden for at få indført i vedtægterne at klubbens medlemmer skal overholde klubbens regler og love. Man kan også her skrive at medlemmerne er forpligtiget til at opgive relevante oplysninger, samt at medlemmerne skal holde bestyrelsen underrettet om sin postadresse.

Regnskab.

Et regnskabsår er den periode der udarbejdes budget for. Regnskabsåret følger som regel kalenderåret men det er ikke et krav. Der bør under denne paragraf stå om regnskabsåret følger kalenderåret eller hvornår regnskabsåret løber fra og til. Her kan man også indføje kassererens forpligtigelser over for klubben og klubbens revisor. På den måde kan man også undgå at der opstår rod i regnskabet og forebygge en forkert behandling af klubbens økonomiske midler. Man bør også her skrive om revisorens valgperiode og hvem der kan vælges til revisor.

Generalforsamling.

Da generalforsamlingen er klubbens øverste myndighed bør denne være godt beskrevet i vedtægterne. Der bør bla. stå hvornår generalforsamlingen afholdes, dagsorden for generalforsamlingen (se nedenfor), hvordan der stemmes, hvem der kan afgive stemme, om der kan stemmes ved fuldmagt, hvordan afstemningen afgøres, hvordan referatet skrives og hvem der kan vælges til bestyrelsen. I dagsordenen bør der indgå disse punkter: 1. valg af dirigent 2. valg af referent og stemmetællere 3. bestyrelsens beretning 4. regnskab 5. indkomne forslag 6. valg til bestyrelsen 7. valg af revisor 8. eventuelt. Derudover kan man have et punkt der hedder kontingent hvis det er generalforsamlingen der fastsætter kontingentet. Husk at have en frist for hvornår indkomne forslag skal være bestyrelsen i hænde og at der ikke kan vedtages noget under punkt 8. Man kan også i denne paragraf skrive hvordan der indkaldes til generalforsamlingen og med hvilket varsel, eller man kan indfører en paragraf der kun omhandler dette emne.

Vedtægtsændringer.

Her bør der stå hvilken procedure der skal bruges, hvis der skal laves vedtægtsændringer. Om det er på en ordinær generalforsamling eller om der skal indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling. Vedtægterne er klubbens love og bør derfor ikke kunne ændres uden deltagelse fra medlemmernes side. Dette kan sikres ved, at der tydeligt i vedtægterne står, hvad stemmeflertallet skal være før ændringerne kan vedtages.

Ekstraordinær generalforsamling.

her skal der tydeligt være beskrevet hvem der kan indkalde til en ekstraordinær generalforsamling. Det er typisk bestyrelsen eller et bestemt antal medlemmer, der kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Der bør også stå hvordan der indkaldes til denne og hvilket varsel der skal gives efter anmodningen er fremsat.

Gældsætning.

Det bør her fremgå om bestyrelsen kan oprette bankkonti/postgirokonti, om bestyrelsen kan sætte sig i gæld og for hvor stort et beløb bestyrelsen kan købe for, uden at det skal bemyndiges af generalforsamlingen.

Hæftelse.

Det bør være sikret at det ikke er bestyrelsen eller klubbens medlemmer der personligt hæfter for klubbens forpligtigelser, men at det er klubbens formue der hæftes med.

Opløsning.

Her skal proceduren for opløsning være beskrevet og der bør også være beskrevet hvad der skal ske med en evt. formue samt aktiver, som klubben er i besiddelse af.

Dette var en beskrivelse af hvordan vedtægter kan se ud. Det er dog ikke ensbetydende med at de skal se sådan ud. Men man bør overveje grundigt hvordan vedtægterne skal være, da de fortæller hvordan klubben skal handle i forskellige situationer. De bør ikke være for vage, men heller ikke så stramme at det besværliggøre bestyrelsens arbejde. Det er vigtigt at der findes en balance mellem det praktiske og misbrug.

Hvad man ellers skal huske

Jeg vil ikke komme nærmere ind på et regelsæt for klubben, da disse variere meget fra klub til klub. Dog skal de heller ikke være for stramme, da det kan skræmme nye medlemmer væk, og heller ikke så vage at de er nemme at misforstå.

Derudover bør initiativgruppen også tage kontakt til politiet. Dels kan det være en god ide at kende de pågældende love i forbindelse med hardball og dels kan det være en god ide at kontakten med politiet etableres tidligt. En anden vigtig detalje er også, at for at få en tilladelse fra politiet til et spilleområde, så skal klubben have en, der har ansvaret for at lære de andre medlemmer at bruge deres våben. Dvs. en af politiet godkendt instruktør. Der skal også ligge en skriftlig tilladelse af områdets ejer. Det kan være en god ide at afsætte en eller to medlemmer til at finde egnede områder. Klubben skal også have en ansvarsforsikring, så husk også at kontakte forsikringsselskabet. Det kan godt være svært at finde et forsikringsselskab der kan lave en police til en hardball klub, men jeg ved at der er i hvert fald to selskaber, der laver disse. Jeg vil ikke nævne nogle navne, men undersøg markedet inden i beslutter jer.

Stiftende generalforsamling

Når initiativgruppen har fået et nogenlunde klart billede af overstående kan der indbydes til stiftende generalforsamling. Det kan være en god ide at invitere kommune, politi, presse og måske også eksperter. Grunden til at man bør overveje at kontakte disse er at det giver igen et pænt billede udadtil, men det viser også at man er indstillet på at have en åben kontakt til de officielle myndigheder. Igennem pressen kan man få gratis omtale og på den måde få gjort opmærksom på klubbens eksistens.

Når der skal inviteres til stiftende generalforsamling, bør det overvejes hvordan det gøres. Skal der sættes en annonce i de lokale dagblade og aviser? Skal der sættes opslag op på arbejdspladser, det lokale bibliotek, uddannelsessteder i området og supermarkeder? Direkte henvendelse til udvalgte personer? Internettet? Der er mange muligheder og man bør overveje hvilke man vil bruge. Husk at tage hensyn til, hvor stort mødestedet skal være, alt efter hvor mange personer man mener der kan komme. Kommunen kan måske være behjælpelig med et sådant lokale. Faktisk er det en god ide på alle områder at have kommunen informeret i et meget tidligt stadie. Mange kommuner kan også tilbyde hjælp til at udarbejde vedtægter og hjælpe med at få det organisatoriske til at passe sammen.

Selve den stiftende generalforsamling skal have en dagsorden. Den kan se sådan ud: 1. valg af dirigent 2. valg af referent og stemmetællere 3. Redegørelse for baggrunden for klubbens stiftelse 4. forslag til vedtægter og regler 5. forslag til budget og kontingent 6. valg til klubbens bestyrelse 7. valg af klubbens revisor 8. evt. Inden generalforsamlingen slutter skal bestyrelsen have aftalt et tidspunkt og sted for det første møde hvor konstitueringen finder sted.

Når klubben er stiftet.

Når klubben er stiftet skal man overveje hvem der skal orienteres om klubbens stiftelse. Der kan være mange der har interesse i at vide at der nu eksistere en klub. Specielt potentielle medlemmer, offentlige myndigheder, andre foreninger, mulige samarbejdspartnere osv. Send evt. en pressemeddelelse ud med en beskrivelse af klubben og hvordan nye medlemmer kan kontakte klubben.
Nu skulle man tro at det største arbejde er overstået. Det er det også, men man skal huske at klubben ikke kan passe sig selv. Der er stadig meget arbejde der skal laves. Der skal måske søges støtte, der skal findes nye områder, og der er en masse andre ting der skal laves og holdes ved lige. Men det er også det værd. Jo bedre en klub fungerer, jo mere vil medlemmerne også støtte arbejdet og selv hjælpe til. Og jo flere klubber vi er, jo bedre er vores mulighed, for at få befolkningen til at tage os alvorligt. Det kan godt være at vi er "skydegale" mennesker, men lad os vise at vi er en flok "skydegale" mennesker, der har det organisatoriske på plads.

IceCat
Forhenværende formand i Ringsted Hardball Club

Hvis du vil have dette i dokument form, kan det downloades fra vores download sektion.

Du skal logge ind for at kommentere.

---